AI γραμματέας για λογιστικό γραφείο: κανένα τηλεφώνημα αναπάντητο, ούτε στην περίοδο των δηλώσεων

Περίοδος δηλώσεων: κάθε κλήση σάς βγάζει από τα βιβλία

Είστε μέσα στα βιβλία ενός πελάτη. Στη μία οθόνη το myDATA, στην άλλη μια συμφωνία μισοτελειωμένη, και μια προθεσμία της ΑΑΔΕ να πλησιάζει. Το τηλέφωνο χτυπάει — τρίτη φορά μέσα σε μισή ώρα. Ο πελάτης στη γραμμή θέλει απλώς να ρωτήσει αν είναι έτοιμη η δήλωσή του. Η ερώτηση κρατά ένα λεπτό· το να ξαναβρείτε τον ειρμό σας κρατά πολύ περισσότερο.

Την περίοδο των φορολογικών δηλώσεων το πρόβλημα πολλαπλασιάζεται. Οι ίδιες ερωτήσεις, από δεκάδες πελάτες, ακριβώς τις εβδομάδες που έχετε τη λιγότερη διαθέσιμη ώρα. Αν σηκώνετε κάθε κλήση, η ουσιαστική δουλειά μένει πίσω. Αν δεν τη σηκώνετε, οι πελάτες ανησυχούν και ξανακαλούν.

Τι κάνει ένας AI γραμματέας για λογιστικό γραφείο;

Η Παρούσα είναι μια ψηφιακή βοηθός που απαντά στις κλήσεις που δεν προλαβαίνετε — όλο το 24ωρο, και εκτός ωραρίου. Μιλά φυσικά ελληνικά — τα αγγλικά έρχονται σύντομα. Κλείνει ραντεβού απευθείας στο ημερολόγιό σας — συγχρονίζεται με το Google Calendar την ώρα της κλήσης — και απαντά σε συνηθισμένες ερωτήσεις που έχετε ορίσει εσείς: ωράριο, διεύθυνση, ό,τι άλλο θέλετε να λέει.

Το ραντεβού δεν κλείνεται μόνο από το τηλέφωνο. Το γραφείο αποκτά τη δική του σελίδα κρατήσεων — ένα link που στέλνετε στον πελάτη ή βάζετε στο site σας — όπου εκείνος βλέπει τις ώρες που είναι όντως ελεύθερες και κλείνει μόνος του τη συνάντησή του. Στην ίδια σελίδα, ένα έξυπνο chat απαντά στις ερωτήσεις ρουτίνας — ωράριο, πού βρίσκεστε, τι χαρτιά χρειάζονται — και κλείνει τη συνάντηση μέσα στη συζήτηση, λέγοντας από το πρώτο μήνυμα ότι είναι ψηφιακός βοηθός AI. Μόλις κλείσει, φεύγει αυτόματα γραπτή επιβεβαίωση με SMS ή email και μια υπενθύμιση πριν την ώρα του — χρήσιμη ακριβώς όταν ο πελάτης πρέπει να φέρει χαρτιά μαζί του. Και στα στατιστικά βλέπετε πόσες κλήσεις δέχεται το γραφείο, πότε κορυφώνονται μέσα στη χρονιά και πόση δουλειά πέφτει σε κάθε συνεργάτη σας.

Για ό,τι δεν μπορεί — και δεν πρέπει — να απαντήσει μόνη της, όπως το «είναι έτοιμη η δήλωσή μου;», κρατά ένα καθαρό μήνυμα με το όνομα και το θέμα του πελάτη και σας ειδοποιεί. Εσείς απαντάτε όταν ολοκληρώσετε αυτό που έχετε μπροστά σας: μία ματιά στα μηνύματα αντί για δέκα διακοπές. Και κάτι που μετράει: η Παρούσα συστήνεται πάντα ως ψηφιακή βοηθός του γραφείου — δεν προσποιείται ποτέ ότι είναι άνθρωπος.

Εχεμύθεια και προσωπικά δεδομένα

Οι πελάτες ενός λογιστικού γραφείου σάς εμπιστεύονται εισοδήματα, περιουσιακά στοιχεία, τα οικονομικά της εταιρείας τους. Η ίδια εχεμύθεια πρέπει να ισχύει και στο τηλέφωνο. Η Παρούσα είναι σχεδιασμένη για GDPR: τα στοιχεία της κλήσης χρησιμοποιούνται μόνο για να εξυπηρετηθεί το αίτημα του πελάτη — να κλείσει το ραντεβού ή να φτάσει το μήνυμα σε εσάς. Για τίποτα άλλο.

Δεν δίνει πληροφορίες για υποθέσεις πελατών και δεν κάνει εικασίες για φορολογικά ερωτήματα. Ό,τι χρειάζεται ανθρώπινη κρίση — τη δική σας κρίση — καταγράφεται και σας προωθείται.

Πώς ξεκινάτε

Δεν αλλάζετε τίποτα στη λειτουργία του γραφείου. Τρία βήματα:

• Εκτρέπετε τις κλήσεις που δεν προλαβαίνετε στην Παρούσα, με απλή προώθηση κλήσεων από τον υπάρχοντα αριθμό σας. Χωρίς νέο αριθμό, χωρίς εξοπλισμό.
• Η Παρούσα απαντά σε φυσικά ελληνικά, όποια ώρα κι αν χτυπήσει το τηλέφωνο — και στην κορύφωση της περιόδου και ένα ήσυχο απόγευμα.
• Τα ραντεβού μπαίνουν στο ημερολόγιό σας — από το τηλέφωνο ή από τη σελίδα κρατήσεών σας — τα μηνύματα έρχονται σε εσάς για να απαντήσετε όταν σας βολεύει, και ο πελάτης παίρνει μόνος του την επιβεβαίωση και την υπενθύμισή του.

Η Παρούσα θα είναι σύντομα διαθέσιμη. Αν θέλετε το γραφείο σας να είναι από τα πρώτα που θα τη δοκιμάσουν, αφήστε μας το email σας και θα σας ενημερώσουμε μόλις είναι έτοιμη.

Ακούστε την Παρούσα σε πραγματική κλήση

Ο πιο γρήγορος έλεγχος είναι το αυτί σας. Παρακάτω μια πραγματική ηχογραφημένη κλήση με την Παρούσα — σε οδοντιατρείο, διάρκειας 2:13 — από το «Καλησπέρα» ως το κλεισμένο ραντεβού, χωρίς αναμονή στη γραμμή και χωρίς «πατήστε 1». Στο λογιστικό γραφείο η ροή είναι η ίδια: το θέμα του πελάτη, διαθέσιμη ώρα για ραντεβού, όνομα και τηλέφωνο, επιβεβαίωση.